8 Tips for Planning a Small Meeting

8 Tips for Planning a Small Meeting
Small meeting များစီစဉ်ခြင်းအတွက် အရေးကြီးအချက်(၈)ချက်
သေးငယ်တဲ့ meeting တွေတောင်မှ ပါဝင်တဲ့ audience တွေအဆင်ပြေစေဖို့၊ လိုအပ်တာတွေ ရရှိစေဖို့အတွက် plan တစ်ခုကတော့ လိုအပ်ပါတယ်။ meeting တွေ စီစဉ်ရမှာ လွဲချော်မှုလေးတွေကနေ ရှောင်ရှားနိုင်အောင်လို့ Myanmar Event Hub မှ လိုအပ်တဲ့ အချက် (၈)ချက်ကို ဒီတစ်ပတ်မှာ ဖော်ပြပေးသွားမှာပါ။

  1. Choose Your Topic and Location
    ဆွေးနွေးမယ့်ခေါင်းစဉ်နဲ့ နေရာကို ရွေးချယ်မယ်။
    ဒီအချက်ကတော့ တက်ရောက်မယ့်သူတွေက အရင်ဆုံးသိချင်တဲ့ အချက်(၂)ချက်ပဲဖြစ်ပါတယ်။
    “ဘယ်နေရာမှာလဲ?” “ဘာအကြောင်းပြောမှာလဲ?” ဒါတွေက ဖိတ်ကြားခံရတဲ့ audience တွေအနေနဲ့ တက်ရောက်လာသည်ဖြစ်စေ၊မတက်ရောက်သည်ဖြစ်စေ စိတ်ဝင်စားတဲ့အကြောင်းအရာပါပဲ။ သင်ရွေးချယ်လိုက်တဲ့နေရာကလည်း meeting တစ်ခုလုံးကို အကျိုးသက်ရောက်မှုရှိစေပါတယ်။
  2. Identify Participants
    ဝင်ရောက်ဆွေးနွေးမယ့် သူတွေကို သေချာရွေးချယ်ရမယ်။
    Meeting ပြုလုပ်နေတဲ့အချိန်မှာ အရေးကြီးတဲ့ အချက်တွေထဲက တစ်ချက်ကတော့ ဆွေးနွေးနေရင်း ပျင်းစရာကောင်းလာတာ၊ အကြောင်းအရာတွေရှုပ်ထွေးလာတာတွေ မဖြစ်ဖို့ပါပဲ။ ဒါကြောင့် ဆွေးနွေးမယ့်သူတွေကို meeting မလုပ်ခင်တည်းက ကြိုတင်သတ်မှတ်ထားပြီး ဖိတ်ကြားပါ။ အရေးမကြီးတဲ့ ခေါင်းစဉ်တွေဆိုရှောင်ပါ။ ဆွေးနွေးမယ့်အကြောင်းအရာကိုလည်း ကြိုတင်ပြဖို့လိုအပ်ပါတယ်။
  3. Offer Three Dates and Times
    နေ့ရက်၊အချိန် သုံးမျိုး ရွေးချယ်ခွင့်ပေးပါ။
    Meeting ကိုတက်ရောက်မယ့်သူတွေ အားတဲ့နေ့ဖြစ်ဖို့ သင့်အနေနဲ့ သတိထားရပါမယ်။ Audience တွေကို ဖိတ်ကြားတဲ့အခါမှာ သူတို့အားလပ်မယ့် နေ့ရက်နဲ့အချိန် အချို့မေးပါ။ ဒါက Meeting အကြီးစားတွေ စီစဉ်တဲ့အခါမျိုးမှာ effect မဖြစ်နိုင်ပါဘူး။ သို့သော်လည်း small meeting တွေအတွက်ကတော့ လူနည်းတဲ့အတွက် တစ်ယောက်ချင်းစီ အားလောက်မယ့် ရက်တွေကို ရွေးချယ်ခွင့်ပေးပြီး ပြုလုပ်တာက audience အတွက် ပိုအဆင်ပြေစေမှာပါ။
  4. Create an Itinerary
    Detailed plan ဖန်တီးမယ်။
    Meeting ရဲ့ဘယ်အပိုင်းမှာ ဘယ်သူက ဘာခေါင်းစဉ်ကို ပြောမယ်ဆိုတာတွေကို schedule လုပ်ထားပါ။ ဒီအတွက် ကိုယ့်ရဲ့ team ဆီက အကြံဉာဏ်တောင်းပါ။ အားလုံးက သဘောတူခွင့်ပြုတာမျိုး လိုအပ်ပါတယ်။
  5. Discuss Presentation Needs
    Presentation အတွက်လိုအပ်တာတွေကို ဆွေးနွေးမယ်။
    Meeting လုပ်တဲ့အခါမှာ ပါဝင်ဆွေးနွေးမယ့်သူတွေဆီမှာ ပြောမယ့်အကြောင်းအရာ၊ ပြောပုံပြောနည်းရှိမှာပါ။ Projector သို့မဟုတ် whiteboard စတဲ့အရာတွေ လိုကောင်းလိုနိုင်ပါတယ်။ လိုအပ်တဲ့အရာတွေကို speakerများနဲ့ meeting မစခင်မှာ ကြိုတင်မေးပါ။ Follow up ပြန်လိုက်ဖို့လည်း မမေ့ပါနဲ့။
  6. Schedule Catering
    အကျွေးအမွေးအစီအစဉ်
    Small meeting တွေအတွက်အစားအသောက်စီစဉ်ရာမှာ ပေါ့ပေါ့ပါးပါးစားလို့ရမယ့် အစားအစာတွေစီစဉ်ပေးတာ ပိုကောင်းပါတယ်။ အကယ်၍ audience ဖက်ကပဲဖြစ်စေ၊ တက်ရောက်ဆွေးနွေးမယ့် speaker တွေကပဲဖြစ်စေ အပြင်မှာ စားဖို့တောင်းဆိုတယ်ဆိုရင်တော့ အနီးအနားမှာရှိတဲ့စားသောက်ဆိုင်မှာ စီစဉ်ပါ။ ဒါက အချိန်ကုန်တာ နည်းစေပါတယ်။
  7. Send Final Details
    အတည်ပြုထားပြီးတဲ့ Schedule တွေကို ပေးပို့မယ်။
    Meeting မစခင် တစ်ပတ်လောက်အလိုမှာ သင့်ဖက်ကနေ detailed plan တွေ၊ scheduleတွေ အကုန်ပြီးထားသင့်ပါပြီ။ ဒါတွေကို တက်ရောက်လာမယ့် audience တစ်ယောက်ချင်းစီ၊ speaker များပါအပါအဝင် ပေးပို့ပါ။ နေရာလမ်းညွှန်၊ကားပါကင်နေရာ၊ အခန်းနံပါတ်၊ ဆက်သွယ်ရမယ့် ဖုန်းနံပါတ်တွေကိုပါ တစ်ခါတည်း ထည့်ထားရင်ပို အဆင်ပြေမှာပါ။
  8. Meeting Day
    Meeting planner တစ်ယောက်အနေနဲ့ ကောင်းမွန်စွာပြီးမြောက်သွားတဲ့ပွဲတစ်ပွဲဖြစ်အောင် စီစဉ်ဆောင်ရွက်ဖို့ကတော့ သင့်အလုပ်ပါပဲ။ သင့်အနေနဲ့ meeting လုပ်မယ့်နေ့မှာ စောရောက်နေဖို့လိုပါတယ်။အကှေွျှးအမွေးနဲ့ အခြားလိုအပ်တာတွေကို စစ်ဆေးဖို့လည်း လိုအပ်ပါတယ်။
    ဖော်ပြခဲ့တဲ့ အချက်(၈)ချက်ကတော့ small meeting တွေကို စီစဉ်ရာမှာ လိုအပ်တဲ့ အချက်လေးတွေပါ။
    အဆင့်တစ်ခုစီတိုင်းကတော့ အချိန်လည်းယူရပြီး အားစိုက်ထုတ်မှုလည်းလိုပါတယ်။