Seminar ပြင်ဆင်ရာမှာ လိုအပ်တဲ့ အချက်များ
ခုအပတ်မှာတော့ seminar ကျင်းပရာမှာ ပြုလုပ်သင့်တဲ့အရာတွေကို Myanmar Event Hub ပြောပြသွားမှာပါ။
ပြီးခဲ့တဲ့ကာလတွေမှာ meeting ပြုလုပ်ရာမှာ လိုအပ်တဲ့အချက်တွေ၊ ပွဲတွေကျင်းပရာမှ ရှောင်ရှားသင့်၊ပြုလုပ်သင့်တဲ့ အချက်တွေနဲ့ အခြားသော ပွဲနဲ့သက်ဆိုင်တဲ့ ဗဟုသုတများကို ဖော်ပြခဲ့ပြီးပါပြီ။ ဒီတစ်ပတ်အတွက်ကတော့ seminar တွေအကြောင်းကို ရေးသားပေးမှာပါ။
Seminar တွေကတော့ event planners တွေအတွက် အစီအစဉ်ရဆုံးနဲ့ အတွေ့ရဆုံးပွဲတွေထဲက တစ်ခုဖြစ်ပါတယ်။ ဒီအတွက် လိုအပ်တဲ့ seminar planning checklist (၈)ချက်ကို Myanmar Event Hub မှ ဖော်ပြပေးသွားမှာဖြစ်ပါတယ်။
- Confirm the Purpose of the Event
ပွဲကျင်းပရခြင်းရည်ရွယ်ချက်ကို သေချာသိပါစေ။
ဒါကတော့ seminar လုပ်တဲ့အခါမှ မဟုတ်ပါဘူး။ဘယ်ပွဲပဲဖြစ်ဖြစ် ဘာမှ မပြင်ဆင်ခင်မှာ ပွဲလုပ်ရတဲ့ ရည်ရွယ်ချက်ကို planner တစ်ယောက်အနေနဲ့ သိကိုသိထားသင့်ပါတယ်။
Audience တွေက ဘယ်သူတွေလဲ?
Seminar ရဲ့ အဓိကဆွေးနွေးမယ့် အကြောင်းအရာကဘာလဲ?
ဘယ်နေရာမှာ ပြုလုပ်သင့်သလဲ?
ဘာကြောင့် လူတွေတက်ရောက်သင့်လဲ?
Seminar ရဲ့ အသေးစိတ် အစီအစဉ်တွေက ဘာတွေဖြစ်မလဲ?
ဒီအချက်တွေကို သင့်အနေနဲ့ သေချာသိထားဖို့ အရင်လိုအပ်ပါတယ်။ - Create an Event Profile
Event နေရာရွေးချယ်မယ်။
လိုအပ်တဲ့ အချက်တွေ သိရင်တော့ ကျင်းပမဲ့ နေရာရွေးချယ်ရတော့မှာပါ။ အရမ်းနောက်ကျသွားရင် booking လုပ်ရတာမလွယ်တော့ပါဘူး။ ဒါကြောင့် တတ်နိုင်သလောက် မြန်မြန်ရွေးချယ်ပြီး booking လုပ်ထားပါ။ Seminar လုပ်မယ့်နေရာက လာရောက်မယ့် audienceအတွက်လည်း အဆင်ပြေရမယ်။ ကိုယ့်ရဲ့ team အတွက်လည်း အဆင်ပြေရပါမယ်။ အောက်ဖော်ပြပါ နေရာတွေကို စဉ်းစားသင့်ပါတယ်။
Local hotel
Local conference facility
Private restaurant space
Private club museum/art gallery - Outline Seminar Needs and Reqeuest Venue Proposals.
Seminar အတွက် လိုအပ်တဲ့ အရာများနဲ့ venue proposal များတောင်းဆိုခြင်း။
ပွဲကျင်းပမယ့်နေရာ အတော်များများကတော့ seminar အတွက်လိုအပ်တဲ့အရာများကို လုပ်ပေးချင်ကြပါတယ်။
အကျွေးအမွေးအစီအစဉ်နဲ့ တခြားအစီအစဉ်များမှာတော့ အောက်ပါ အဆင့်တွေကိုစဉ်းစားပြီးစီစဉ်သင့်ပါတယ်။
Seminar ကျင်းပမယ့် ခန့်မှန်းရက်
တက်ရောက်မယ့် လူအရေအတွက်
အခန်းအနေအထား၊
ကျင်းပမယ့်အချိန်
အစားအသောက်
A/V needs ( screens, projectors, စသဖြင့်)
ဒီနေရာမှာတော့ hotel မှာ ရှိတာတွေကို ငှားရင်တော့ ပိုကောင်းပါလိမ့်မယ်လို့ အကြံပြုချင်ပါတယ်။ - Confirm and/or Develop the Agenda
Seminar အတွက် အသေးစိတ်plan ရေးဆွဲရပါမယ်။
ဒါကလည်း တခြားပွဲတွေပြုလုပ်ရမှာ အရေးကြီးတဲ့ အချက်ပါပဲနော်။Seminar မှမဟုတ်ပါဘူး။ ပွဲမလုပ်ခင်အချိန်ထိ လိုအပ်တဲ့အရာတွေ၊ ပွဲကျင်းပမဲ့အစီအစဉ်တွေက အတည်တကျမရှိသေးပဲ ပြောင်းနေတတ်တာပါ။ ဒါကြောင့် လိုတာတွေ၊ပြောင်းသွားမယ့်၊ ထပ်ထည့်မယ့် အစီအစဉ်တွေကိုလည်း Plan ထဲမှာ တစ်ခါတည်း ထည့်ဆွဲထားရပါမယ်။ - Create Event Communications and Materials
ဒါတွေကတော့ Plannerတိုင်းအတွက် လိုအပ်ချင်မှလည်း လိုအပ်မှာပါ။ အောက်ပါအချက်တွေ လိုအပ်နိုင်ပါတယ်။
ပွဲဖိတ်ကြားစာတွေ ပို့ခြင်း။
Detailed plan နဲ့ တခြားလိုအပ်တဲ့ စာရွက်စာတမ်းများ print ထုတ်ခြင်း။
တက်ရောက်လာသူများအတွက် လက်ဆောင်များစီစဉ်ခြင်း။
Name badges များ ဆောင်ရွက်ခြင်း။
ခင်းကျင်းပြသမည့် display များစီစဉ်ခြင်း။
စတဲ့ အရာတွေကို လုပ်ဆောင်ရတတ်ပါတယ်။ - Work Closely With Event Host to Finalize Logistics
ကိုယ့်ရဲ့ teamတစ်ခုလုံးအပြင် တခြား logistics အပိုင်းကလူတွေ၊ အခြားသော ကိုယ်နဲ့ အတူတူ တွဲဖက်လုပ်ကိုင်မယ့် partner ၊ sponsor တွေနဲ့ သေသေချာချာ တိုင်ပင်ပြီးလုပ်ကိုင်ဖို့လိုပါမယ်။ ဒါ့အပြင်
• တက်ရောက်ဆွေးနွေးမယ့် speakerများ
• A/V requirements
• တက်ရောက်မယ့်လူအရေအတွက်
• Roles and responsibilities
• ပွဲအတွက် အသေးစိတ်လိုအပ်တဲ့အရာများ
စတဲ့အချက်တွေကို သေချာပြန်စစ်ဆေးဖို့လည်း မမေ့ပါနဲ့ဦး။ - Event Setup
Seminar မစခင်မှာ အနည်းဆုံး (၂)နာရီလောက် ကြိုရောက်ဖို့လိုအပ်ပါတယ်။ ဒါ့အပြင် display တွေ၊ registration table တွေ၊ နာမည် တံဆိပ်တွေ၊ လက်ဆောင်တွေလည်း အဆင်သင့်ပြင်ထားရပါမယ်။ - Event Execution
ပွဲနေ့မှာ တချို့Audience တွေက စောရောက်တတ်ပါတယ်။နောက်ကျပြီးရောက်လာတဲ့သူတွေလည်း ရှိပါတယ်။ ဒါ့အပြင် technical ပိုင်းဆိုင်ရာအရ ချို့ယွင်းသွားတာမျိုးလည်းရှိနိုင်ပါတယ်။ ဒီအချက်တွေကလည်း ထည့်သွင်းစဉ်းစားသင့်တဲ့အချက်တွေပါ။
ပွဲတွေကျင်းပရာမှာ ကိုယ်ပြုလုပ်မဲ့ ပွဲတွေကိုလိုက်ပြီး လိုအပ်တဲ့အချက်တွေကတော့ ကွာသွားမှာပါပဲ။ အခုအပတ်မှာတော့ seminar ကျင်းပရာမှာ ဘာတွေလုပ်သင့်သလဲ? ဘာတွေလိုမလဲ? စတဲ့ အကြောင်းတွေကိုဖော်ပြခဲ့တာဖြစ်ပါတယ်။ လာမယ့်အပတ်မှာတော့ မတူတဲ့အကြောင်းအရာတစ်ခုကို ဝေမျှသွားဦးမှာမို့စောင့်မျှော်ပေးကြပါဦး။