Seminar များ၊ စီးပွားရေးနဲ့သက်ဆိုင်တဲ့ပွဲများမှာ တက်ရောက်သူတွေ များအောင် ဘယ်လိုနည်းလမ်းတွေသုံးမလဲ??
အဓိကကတော့ ကောင်းကောင်းပြင်ဆင်ထားတဲ့ပွဲတွေ၊ seminarတွေတက်ရတာကြိုက်တဲ့သူတွေ သတိထားမိအောင်လုပ်ဖို့ပါပဲ။ ကိုယ့်ဖက်ကလည်း ကျင်းပမဲ့ပွဲကို သေသေချာချာပြင်ဆင်ထားဖို့လိုပါတယ်။ ပွဲကိုတက်ရောက်ဖို့လူတွေဖိတ်ကြားထဲအခါမှာ RSVP list ဆိုတာရှိပါတယ်။သူ့ရဲ့ အရိုးရှင်းဆုံး အဓိပ္ပာယ်ကတော့ please respond ပါ။ ဖိတ်ကြားထားတဲ့ဧည့်သည်တွေထဲကမှ တက်ရောက်နိုင်တဲ့သူတွေကို List လုပ်ထားတာပဲဖြစ်ပါတယ်။ Business meeting တွေကို လာရောက်တဲ့ဧည့်သည်တွေဟာ သက်ဆိုင်ရာနယ်ပယ်ထဲက သတင်းအချက်အလက်များနဲ့ အတွေ့ွှအကြုံ၊အချိတ်အဆက်တွေလိုချင်လို့ပါ။
ဒါပေမဲ့ အအောင်မြင်ဆုံးသော meeting တွေက အံ့သြလောက်အောင်ကောင်းတဲ့ presentation တွေမှတဆင့် လာတာပါ။ တက်ရောက်လာတဲ့သူတွေအတွက် နွေးထွေးပြီး နှစ်လိုဖွယ်ရာကောင်းတဲ့ အရာတွေကို ဖန်တီးပေးတဲ့ပွဲတွေ၊ အင်မတန်ကောင်းတဲ့ decoration theme တွေ စတာတွေနဲ့အပါ်လည်း အများကြီးမှုတည်ပါတယ်။
- Creat a Great Agenda (စနစ်ကျတဲ့ agenda ကို ရေးဆွဲပါ။)
ကိုယ့်ပွဲကို တက်ရောက်လာမဲ့ ဧည့်သည်တွေအတွက် ဒီပွဲကိုရောက်လာရတဲ့တန်တယ်ဆိုတဲ့ ခံစားချက်မျိုးပေးနိုင်ဖို့ အလွန်အရေးကြီးပါတယ်။ ဒါကြောင့် ပွဲကျင်းပမဲ့ အစီအစဉ်အသေးစိတ်ကို list (agenda) လုပ်ထားသင့်ပါတယ်။ Agenda ပြုလုပ်ရမှာလည်း တက်ရောက်လာမယ့်ဧည့်ပရိတ်သတ်တွေကို မပျင်းရအောင်အပြင် တချိန်တည်းမှာပဲ ပရိတ်သတ်တွေ စိတ်ဝင်စားမှုကို ထိန်းထားနိုင်မဲ့ အစီအစဉ်တွေလည်းပြုလုပ်ထားဖို့လိုအပ်ပါတယ်။
အောက်မှာ နမှုနာအနေနဲ့ဖော်ပြထားပါတယ်။
• 8:00 a.m. ဖွင့်ပွဲနှင့် အကျွေးအမွေး
• 8:45 a.m. အဖွင့်အမှာစကား
• 9:00 a.m. ဖိတ်ကြားထားသော Speakerများမှ စကားပြောဆိုခြင်း
• 10:00 a.m. Break
• 10:15 a.m. တက်ရောက်လာသူများမှ ဆွေးနွေးခြင်းများ
• 11:30 a.m. အပိတ်အမှာစကားပြောကြားခြင်း - Be Sensitive to the Calendar and Clock ( နေ့ရက်နဲ့ အချိန်ကို သတိပြုပါ။)
ဒီနေရာမှ ကိုယ့်ပွဲကို တက်ရောက်လာမယ့် ဧည့်သည်တွေဖက်ကို ကြည့်ဖို့လိုအပ်ပါတယ်။ ဧည့်သည်တွေမှာ ဘယ်လိုအချိန်တွေဆို လာရောက်ဖို့အဆင်ပြေလဲ ဆိုတာမျိုး၊ နောက်တခုကတော့ ဘယ်အချိန်တွေမှာ ပွဲကျင်းပဖို့သင့်တော်လဲ?? စတဲ့အချက်တွေကိုလည်း စီစဉ်သူကထည့်စဉ်းစားဖို့လိုပါတယ်။
• Attendees prefer morning schedules for seminars seminar Seminar တွေဆိုရင် တက်ရောက်သူတွေက မနက်ပိုင်းကို ပိုသဘောကျပါတယ်။
• Attendees prefer appreciation events immediately after work မိမိနဲ့အတူအလုပ်လုပ်တဲ့ client တွေကို ပြီးသွားတဲ့အခါမှာ ကျင်းပပေးတဲ့ appreciation event တွေကို သဘောကျပါတယ်။
• Tuesdays and Thursdays are popular meeting days အဂါၤနေ့နဲ့ကြာသပတေးနေ့တွေဟာ meeting လုပ်လို့ကောင်းတဲ့နေ့တွေပါ။
• Avoid holding meetings on Fridays if possible ဖြစ်နိုင်ရင် သောကြာနေ့တွေမှာ ပြုလုပ်တာကို အတတ်နိုင်ဆုံး ရှောင်ကြဉ်သင့်ပါတယ်။
• Avoid scheduling meetings on holidays and the eve of holidays အားလပ်ရက်တွေနဲ့ အခါကြီးရက်ကြီးတွေမှာ Meeing တွေ၊ ပွဲတွေလုပ်တာမျိုးကို ရှောင်ကြဉ်ပါ။
• Be sensitive to attendee travel requirements for the event ပွဲတက်ရောက်လာမဲ့ဧည့်သည်တွေအတွက် အချိန်၊နေရာတွေကို ထည့်စဉ်းစားပေးပါ။
ပွဲပြုလုပ်တဲ့အချိန်မှာ အရေးကြီးဆုံးတွေထဲက တစ်ခုကတော့ အချိန်မှန် ပွဲစတင်နိုင်ရန်နဲ့ အချိန်မှီပွဲပြီးဖို့ပဲဖြစ်ပါတယ်။ - Identify a Unique and Convenient Location ( သွားရလွယ်ပြီး ထူးခြားတဲ့ နေရာမျိုး ရွေးချယ်ပါ။)
Business meeting အများစုကို ဟိုတယ်များမှာ ကျင်းပပြုလုပ်ကြတာများပါတယ်။ ဒါက နည်းနည်းရိုးရှင်းပါတယ်။ အကြံပေးချင်တာကတော့ ကွင်းပြင်တွေ၊ နောက် ဟိုတယ်မဟုတ်ပဲ meeting လုပ်လို့ကောင်းမယ့်နေရာတွေ ကိုလည်း ထည့်သွင်းစဉ်းစားဖို့ပါပဲ။ အဓိကကတော့ လာမယ့် ဧည့်သည်တွေဖက်က သွားချင်တဲ့နေရာကို ရွေးချယ်ဖို့ပါ။ အောက်တွင် ဖော်ပြထားတဲ့အချက်များကိုလည်း စဉ်းစားသင့်ပါတယ်။
• Select a venue that is near the majority of attendees တက်ရောက်လာမဲ့ဧည့်သည်အများစုနဲ့ နီးတဲ့နေရာကို ရွေးချယ်ပါ။
• Select a venue where attendees would enjoy themselves ဧည့်သည်တွေဖက်က စိတ်ဝင်တစားသွားချင်တဲ့နေရာကို ထည့်စဉ်းစားပေးပါ။
• Select a venue that is experienced in hosting similar events နေရာကိုရွေးချယ်တဲ့အခါမှာ အရင်က ကိုယ်ပြုလုပ်မဲ့ ပွဲနဲ့ အလားတူပွဲမျိုး လုပ်ဖူးတဲ့နေရာကို ရွေးချယ်ပါ။ - Compile an Appropriate Guest List (ပွဲနဲ့ သင့်လျော်မဲ့ ဧည့်သည်စာရင်းကို ပြုလုပ်ထားပါ။)
အောင်မြင်တဲ့ meeting၊ ပွဲတွေမှာ အဓိကဖော်ပြချင်တဲ့ ခေါင်းစဉ်နဲ့ ပေးချင်တဲ့ massageရှိပါတယ်။ ဒါတွေအပြင် target ထားတဲ့ ပရိတ်သတ်၊ဧည့်သည်တွေလည်းရှိပါတယ်။ ပွဲနဲ့သင့်တော်တဲ့ ဧည့်ပရိတ်သတ်တွေ၊အရေးကြီးဧည့်သည်တွေပါမဲ့ list ကို အစောတည်းကပြုလုပ်ထားတာက ပိုအဆင်ပြေပါတယ်။ လာရောက်မဲ့ ဧည့်သည်တွေကို ဖိတ်ကြားရမှာ အကြံပေးချင်တာကတော့ ကိုယ်ပြုလုပ်မဲ့ပွဲနဲ့သက်ဆိုင်မဲ့သူတွေ၊ တူညီတဲ့ အဖွဲ့အစည်းတွေ၊ အတွေ့အကြုံရှိတဲ့ သူတွေကို ဖိတ်ဖို့ အကြုံပြုလိုပါတယ်။ လူတိုင်းကို လိုက်ဖိတ်တာမျိုးကို ပွဲကို လူများရုံသာ အဖတ်တင်ပြီး အကျိုးကျေးဇူးရမှာမဟုတ်ပါဘူး။ဒါကို သတိပြုလိုပါတယ်။ - Invite, Invite, Invite! (ဖိတ်ကြားပါ။)
ဖိတ်ကြားပါ။ ပွဲကို တက်ရောက်တဲ့သူများဖို့အတွက် အရေးကြီးတဲ့ အချက်တစ်ခုကတော့ ဧည့်သည်တွေကို စောစီးစွာဖိတ်ကြားထားပြီး follow up လိုက်ဖို့ပါပဲ။ ဒါကတော့ ပွဲ ဒါမှမဟုတ် meeting ကို လာမှာလား မလာဘူးလား သေချာအောင်ပြုလုပ်ခြင်းပါပဲ။ ပွဲမစခင်မှာ event reminder ပို့ပြီး သေချာအောင်ပြုလုပ်တာက ပုံမှန်အားဖြင့် ဆိုးရွားတဲ့အကြံတစ်ခုတော့ မဟုတ်ပါဘူး။ ဖိတ်တဲ့အခါမှာ ဖိတ်စာတွေနဲ့ဖိတ်လို့လည်းရပါတယ်။ ခုနောက်ပိုင်းခေတ်တွေမှာကတော့ email ကနေတစ်ဆင့်ဖိတ်ကြားတာတွေ၊ social media တွေကနေ တစ်ဆင့် event တွေပြုလုပ်ပြီး လူတွေကို အသိပေးတာတွေ ခေတ်စားလာပါပြီ။ ဒါကြောင့် အောက်မှာဖော်ပြထားတဲ့ အချက်တွေကို ထည့်စဉ်းစားဖို့အကြံပြုလိုပါတယ်။
• Mention the event to guests you or your team knows personally before sending invites.
ဖိတ်ကြားစာတွေမပို့ခင်မှာ သင်ကိုယ်တိုင် ဒါမှမဟုတ် သင့် teamမှ ပွဲအကြောင်းကို အနည်းငယ်မိတ်ဆက်ထားပါ။
• Send a save the date early in the planning process (paper or electronic).
Meeing သို့မဟုတ် ပွဲကျင်းပမယ့်နေ့လေးကို ချန်ထားပေးဖို့ စာ၊ email ပို့ပေးပါ။ (save the date ရဲ့ အဓိပ္ပာယ်မှာ အဲ့ဒီနေ့ကို ချန်ထားပေးပါလို့ ဆိုလိုခြင်းဖြစ်ပါတယ်။)
• Send a detailed invitation, including agenda highlights (paper or electronic) with an RSVP request.
ပွဲအစီအစဉ်တွေ အသေးစိတ်ပါတဲ့ ဖိတ်စာကို တက်ရောက်လာမဲ့ ဧည့်သည် List အတိုင်း စာ၊ emailပို့ပါ။
• Follow up with confirmed guests one to two days before the scheduled event (electronic or over the phone).
ပွဲမတိုင်ခင် ၂ရက်၊ ၃ရက်အလိုမှာ လာရောက်မယ့် ဧည့်ပရိတ်သတ်တွေကို email ဒါမှမဟုတ် ဖုန်းနဲ့ follow up လုပ်ဖို့ မမေ့ပါနဲ့။
ဖုန်းခေါ်ဆိုပြီးဖိတ်ကြားတာမျိုး၊ လူချင်းတွေ့ဆုံပြီး ဖိတ်ကြားတာမျိုးလည်း ပြုလုပ်နိုင်ပါတယ်။ - Don’t Underestimate the Power of Personal Invitations (လူချင်းတွေ့ဆုံပြီးဖိတ်ကြားတာကို လျှော့မတွက်စေချင်ပါဘူး။)
လူကိုယ်တိုင်တွေ့ပြီးဖိတ်ကြားခြင်းဟာ သင့်တော်တဲ့အပြင် လုပ်လည်းလုပ်သင့်ပါတယ်။ဒါပေမယ့် ကိုယ်နဲ့ personal အရ ပြုလုပ်တဲ့ပွဲတွေမှာ မိတ်ဆွေ၊အပေါင်းအသင်းကို ဖိတ်သလိုမျိုးမဖြစ်စေဖို့ကိုတော့ သတိထားရပါမယ်။ ဒီအချက်ကတော့ ပွဲစီစဉ်တဲ့သူတွေ စိုးရိမ်ကြတဲ့အချက်တွေထဲက တစ်ခုပါ။ ဧည့်သည်စာရင်းမှာ ကိုယ်နဲ့ ရင်းနှီးတဲ့သူတွေပါရင်တော့ ခုလို ကိုယ်တိုင်ဖိတ်ကြားလိုက်တာက အကောင်းဆုံးဖြစ်ပါတယ်။ - Establish a Reputation for Delivering Excellent Programs (တကယ်ကောင်းမွန်တဲ့ အစီအစဉ်များကို အရောက်ပို့ပါ။)
အတော်များများ ကောင်းကောင်းစီစဉ်ထားတဲ့ပွဲတွေကိုရော၊ အစီအစဉ်မကျတဲ့ပွဲတွေကိုရော တက်ရောက်ဖူးကြမှာပါ။ Seminarတွေ၊ တခြားသော ဖျော်ဖြေရေးပွဲတွေလည်း ပါတာပေါ့။ event planner တစ်ယောက် အနေနဲ့ ကိုယ့်ရဲ့ client image ကောင်းအောင် ပွဲမှာ ပြုလုပ်မဲ့ အစီအစဉ်တွေကို သေသေချာချာစီစဉ်သင့်ပါတယ်။ တက်ရောက်လာမဲ့သူတွေဆီအရောက် ပေးပို့တာပါ။ ဒါကိုအထက်မှာလည်း ဖော်ပြပေးခဲ့ပြီးပါပြီ။ event planner အနေနဲ့ ကိုယ်တာဝန်ယူရမဲ့ပွဲတိုင်းကို သေသေချာချာ စနစ်တကျ လုပ်သင့်ပါတယ်။ အရင်က ကိုယ့်ဦးဆောင်ခဲ့တဲ့ပွဲကို တက်ရောက်လာဖူးတဲ့သူတွေက သဘောကျတယ်ဆို နောက်ပွဲတွေကိုလည်း လာချင်မှာပါ။ သူတို့ရဲ့ မိတ်ဆွေတွေကိုလည်း ခေါ်လာနိုင်တာကြောင့် ပွဲမှာ attendance များလာမှာ အသေအချာပဲပေါ့။ - Send Follow up Communications and Thank Attendees (တက်ရောက်လာသူများကို follow up လုပ်ပါ။ကျေးဇူးတင်ကြောင်းပြောပါ။)
နောက်ထပ်ရှိလာဦးမဲ့ အစီအစဉ်တွေ သို့မဟုတ် ကျေးဇူးတင်လွှာတွေ ပို့ပေးတာမျိုးကို ဧည့်သည်တွေက သဘောကျပါတယ်။ ပွဲနဲ့သက်ဆိုင်တဲ့ အမှတ်တရလက်ဆောင်ပစ္စည်းတွေရတာမျိုးကိုလည်း နှစ်ခြိုက်ပါတယ်။ ဒါ့အပြင် ပွဲလုပ်ပြီး အခြေအနေမျိုးမှ action ယူခြင်းဟာလည်း ပွဲမှာဆွေးနွေးခဲ့တဲ့ information တွေကို ပြန်ပြီး shareလုပ်ဖို့ သင့်တော်တဲ့ အခွင့်အရေးတစ်ခုပါ။ ကျေးှဇူးတင်ကြောင်းကို ပွဲကိုတက်ရောက်ခဲ့တဲ့ ဧည့်သည်တွေကို အကြောင်းပြန်ဖို့လည်းမမေ့သင့်ပါဘူး။
ဒီအချက်တွေက business meeting မှမဟုတ်ပါဘူး။ တခြားသောပွဲတွေမှာလည်း attandence များအောင် လုပ်ချင်တဲ့နေရာမှာ အသုံးဝင်မဲ့ နည်းလမ်းတွေဖြစ်တဲ့အတွက်ကြောင့် Myanmar Event Hub မှ ဖော်ပြပေးလိုက်ပါတယ်။